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豪越科技如何用一个平台解决90%的后勤琐事？

国家某部委所呈现出的‘后勤数字化答卷’，其实现了从以往需人工‘跑腿办事’的模式，转变为如今凭借指尖操作便可轻松搞定的全新状态。

在机关单位平常开展的各项工作里面，像公寓入住相关事宜、水电费用的缴纳以及会议预订这类在旁人看来显得颇为琐碎的后勤方面的事务，常常会牵扯到员工相当多的精力。以往的时候，仅仅是要完成一项公寓入住的手续，就很可能得跑上3个不同的部门，而且还得花费差不多2天的时间才行；而会议室预订呢，由于相关信息传递不够顺畅，所以经常会出现彼此冲突的情况；至于水电缴费，那还得排队老老实实地等着呢……这一系列看似不起眼的‘小事’，一旦不断累积起来之后，既使得工作效率出现了明显的降低，同时也对员工的服务体验产生了不小的影响。

豪越科技专为国家某部委精心构建的智慧机关（后勤）管理平台，借助数字化的方式，把那些以往需要人们四处奔波去处理的‘跑腿事’统统搬进了手机当中。如此一来，便达成了从以往那种‘线下四处奔波’到如今能够在‘指尖轻松操作’的转变。而且该平台成功解决了多达90%的后勤方面的琐碎事务，进而成为机关单位在后勤领域开展数字化转型过程中的典范范例。

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一、案例场景：那些“跑断腿”的后勤琐事

身为肩负全国性管理职责的部委，该单位其办公区域呈现出分散的状态，而且员工规模颇为庞大，其后勤服务在长期以来一直面临着所谓的“三难”情况。

生活服务程序繁琐复杂：员工若要办理公寓入住手续，首先得前往后勤处领取相关表格，接着还需到财务处去缴纳押金，最后再折返回物业完成登记事宜，这一整套流程走下来，足足要耗费3天时间。而到了退房之时，押金退还的流程同样也是极为繁杂的。就拿每年的情况来说，接受此项生活服务的人次超过了5000，然而投诉率却达到了20%之高。

办公协同方面存在低效的状况。会议室预订往往要依靠电话来加以确认，在此过程中，常常会出现“重复预订”这样的情况，其冲突率更是超过了30%。而对于设备调试这一环节，像是投影仪、麦克风等设备的调试，相关人员需要提前1个小时到达现场去做准备工作，如此一来，便对会议效率产生了不利的影响。

费用管理呈现滞后状态：就水电、供暖费而言，其缴纳必须要在线下排队来完成，而且账单通知也不够及时，如此一来，逾期缴费的情况便屡屡发生，缴费成功率仅仅只有70%。再者，费用方面的数据是分散于不同部门的，想要对其进行汇总分析存在很大难度。

二、落地成果：三大场景实现“指尖办事”

豪越科技把‘让后勤服务更简约’当作核心要点，着手搭建起一个涉及生活、办公以及费用管理等多方面的智慧平台。借助对三大场景展开数字化方面的改造举措，使得效率得以提升的同时，体验方面也获得了提升。

1、公寓管理从以往需要‘3天’到如今仅需‘10分钟’

就员工的住宿需求而言，平台推出了“智能公寓管理系统”，对全流程的服务予以重新构建：

在线预约方面：员工借助平台来提交公寓申请，在此过程中，系统会自动对空房信息予以匹配，如此一来，员工便无需再去线下进行咨询了。并且，申请确认所耗费的时间也出现了大幅缩减的情况，从原本的1天直接缩短至仅仅2小时。

全流程实现线上操作：就拿押金缴纳、合同签署以及钥匙领取这些环节来讲，它们全都能够在网上完成。并且还支持通过扫码来开锁，如此一来，入住办理所花费的时间就从原本的3天大幅压缩到了仅仅10分钟。而到了退房的时候，只需在线上提交申请就行，系统会自动对费用进行核算，押金也会在1个工作日之内就退还到位，与此同时，投诉率也降低到了0.5%的水平。

贴心服务方面：平台同物业维修功能相互关联起来，当员工察觉到房间内的设施出现故障情况，像存在漏水问题或者电器有所损坏之类的，能够直接拍下照片用以报修。而维修人员会在4小时的时间范围内做出响应，就一年的时间来看，其处理维修需求的次数能够超过800次，并且所达到的满意度可以达到98%。

系统运行满一年之后，累计已经服务了多达5200人次。在这一过程当中，后勤处投入的人力方面出现了明显变化，其人力投入足足减少了50%之多。与此同时，员工在处理住宿相关事务的时候，所耗费的时间成本也大幅降低，降低幅度达到了90%。

2. 办公协同：会议室管理让效率提升400%

为了化解会议预订方面所面临的难题，平台着力打造出‘智慧会议管理模块’，从而达成全流程数字化协同的效果。

员工可借助平台来查看会议室的空闲状况以及设备配置情况，像容纳人数、投影设备这些方面都能查看得到。随后，员工只需一键就能提交预订申请，而系统会自动展开审核工作，并且会发送确认通知。如此一来，会议室预订的冲突率便从30%降低到了6%。

设备联动方面：在预订成功之后，系统会提前30分钟自动对会议室设备展开调试操作，像把灯打开、将投影仪启动起来、对空调温度加以调节等，如此一来，参会人员到达现场便能直接使用这些设备了。相应地，准备设备所花费的时间也从原来的1小时大幅缩减到了15分钟。

自动对会议室使用频率、时长等相关数据予以记录统计，从中察觉到像‘某小型会议室每周有5天处于闲置状态’‘某设备使用率还不到20%’这类情况，进而促使资源配置得以优化，每年能节省下15万元的设备维护成本。

平台还把办公用品领用、文件打印这些功能整合到了一起，由此达成了‘一站式办公服务’的效果，员工每周平均能节省下来2小时的事务性时间呢。

3. 费用管理：缴费成功率从70%到99%的突破

就水电、供暖这类费用管理方面存在的诸多痛点问题，平台着力去构建起了一套“智能缴费系统”，从而将全链路服务彻底打通开来。

自动推送相关情况：系统会对水电表数据予以实时同步，在生成电子账单之后，便会自动将其推送至员工的手机之上，而且还会附上缴费截止日期的提醒内容，以此来防止出现逾期的情况。

多元支付这一方式，其支持诸如公务卡、单位账户等多种多样的支付形式。人们在线上完成缴费操作后，所缴费用能够即时到账，完全无需像以往那样去排队等候。而且，缴费的成功率也有了显著提升，从原本的70%大幅提高到了99%。

员工能够随时去查看费用明细以及缴费记录，这属于明细查询的范畴。单位的管理员则可凭借后台来对相关数据加以汇总分析，在此过程中，他们察觉到像‘某办公区人均电费呈现出偏高的情况’‘供暖管道存在跑冒滴漏这类问题’等状况。基于这些发现，进而推动节能改造方面的工作，如此一来，每年能够节省下来的费用达到了30万元之多。

三、从“经验决策”模式向“科学管控”模式的转变

平台的价值不仅在于“办事快”，更在于通过数据赋能管理升级：

就资源优化这一方面而言，借助办公用房使用数据看板展开观察之后，察觉到存在这样一种情况，即部分办公室的闲置率已然超过了30%之多。在此情形之下，推动了跨部门的整合举措，通过这样的方式，成功腾出了多达500平方米的空间，而这部分空间随后被用于会议室的扩建工程。如此一来，每年能够节省下来的租赁成本达到了60万元的数额。

成本监控方面：对后勤涉及到的各类支出予以实时监控，像维修费用、物资采购方面的费用以及能源消耗等情况都在监控范围内。并且设置了异常预警线，就拿一年的时间来说，成功拦截了二十余笔不合理支出，这些不合理支出所涉及到的金额已经超过了十五万元。

服务迭代方面：对员工服务评价数据展开分析，这里的数据包含维修满意度以及会议设备评分等内容。依据分析情况来有针对性地对相关流程予以优化，比如增添“会议室临时加时”这样的功能，并且把维修响应时间延长，一直延长到夜间时段。

四、三大维度重塑机关后勤价值

豪越科技所打造的智慧后勤平台，给该部委创造出了诸多价值，这些价值大体上能够归纳为三个最为关键的核心方面，即降低成本、提升效率以及增加效益。

员工对后勤服务的满意度出现了明显提升，由原本的65%大幅上升到了95%。‘不用跑腿，办事省心’这样的反馈变得十分普遍，而这也在一定程度上间接带动了整体工作积极性的提升。

从过去需‘跑多个部门’的繁琐状况转变为如今能在‘一个平台搞定’的便捷情形，从以往依赖‘纸质单据’的传统模式过渡到现在依托‘电子流程’的先进方式。豪越科技精心为该部委量身打造的智慧后勤平台，其意义绝非仅仅局限于技术层面的升级，实际上更是管理理念方面迎来的革新。具体而言，它使得后勤服务实现了从以往那种‘被动满足’的状态逐步转变为如今能够‘主动感知’的全新状态，并且也从曾经‘分散管理’的低效模式成功转化为当下‘协同高效’的良好模式。

发布于：北京市

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